Subject: [ss2001: 132] gian Date: Sun, 08 Jul 2001 20:59:48 +0900 From: Mitsuru Kakizaki <kakizaki @ tuhep.phys.tohoku.ac.jp>
三者準備校 東北大学の柿崎です。 2001年度三者準備校からの、三者総会の議案は以下の通りです。 よろしくお願い致します。 なお、7/9(Mon)-13(Fri)の間は基研の研究会に参加するため、 三者準備校の機能は停止します。御了承下さい。 /////////////////////////////////////// 東北大学素粒子論研究室 D1 柿崎 充 KAKIZAKI,Mitsuru Email: kakizaki @ tuhep.phys.tohoku.ac.jp /////////////////////////////////////// %%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%% \documentclass[12pt,a4j]{jarticle} \setlength{\textheight}{20cm} \setlength{\textwidth}{16cm} \setlength{\topmargin}{0cm} \setlength{\oddsidemargin}{0cm} \setlength{\evensidemargin}{0cm} \begin{document} \begin{flushright} Last Updated:July 08,2001/Version 1.2 \end{flushright} \section{2001年度 三者準備校 (東北大学)} \begin{flushright} 文責 :赤間尚之、柿崎充（東北大学） \end{flushright} \subsection{活動報告} \begin{enumerate} \item 2001年度原子核三者若手夏の学校 \begin{itemize} \item 開催場所：長野県下高井郡木島平村上木島 「パノラマランド木島平」 \item 開催期間：8/1(水)$\sim$8/7(火) \item 参加人数：276 人（7月6日現在） \item 参加費：3,000円、1泊3食で5,250円 \end{itemize} \item 主な活動 \begin{itemize} \item 2000年7月 ：昨年度夏の学校参加、下見・仕事確認、ホテルとの交渉 \item 2000年9月 ：秋の学会三者総会、会場と日程決定 \item 2001年1月：仮契約 \item 2001年2月：ポスターデザイン \item 2001年3月：春の学会三者総会 \item 2001年4月：学会協賛を得る \item 2001年5月：パンフレット作成 \item 2001年6月上旬：本契約、ポスターの発注 \item 2001年6月中旬：パンフレットとポスターの郵送 \item 2001年6月下旬：夏の学校参加者の受付、各パート準備校との連絡・調整 \item 2001年7月：夏の学校準備業務(部屋割り等) \end{itemize} \item 学会協賛 日本物理学会に協賛をお願いし、今年も協賛を得ることが出来た。 \item ポスター ポスターは200部作成した。 印刷は基研に委託し、 ポスター印刷代として基研から援助されている金額100,000円内で 基研が調整し印刷した。 実際にポスター印刷にかかった金額は46,200円であった。 余った金額は基研に返却されることになる。 安くあげても「ポスター印刷代」として基研からいただいているので、 われわれの繰越金にはならず、返却する。 今年度も昨年度同様基研、学会の両協賛が得られたので、 ポスターにそれを記載した。 発注寸前になっていろいろな問題が浮上し、ポスターの発注は遅れた。 反省点である。 具体的な問題として、 \begin{itemize} \item ポスターデザインが出来上がって発注する段階になって、 各パートの講義の日程（講義の順序）の確認をし忘れていたことに気づいたこと。 \item ポスター原版はパソコン上で作ったのだが、解像度が低かったため、 試し刷り後のポスターは非常に粗いものになり、作り直したこと。 \end{itemize} があった。 \item 予約受け付け Webによる予約受け付けは、 1998年度の準備校の東大で開発され、 1999年度の準備校の九州大で改良された自動予約受け付けシステムを、 東北大学の素粒子論研究室用に調整した。 特に改良は行なっていない。 素粒子論研究室のサーバを借りたが、 セキュリティ上かなりの問題がある。 今後三者準備校を受け継いでいく過程で その問題をきっちり受け継いで、 来年度以降のWebによる受け付けで問題を認識しつつ運営する必要があるだろう。 申し込みは自動受け付けシステムと郵送の2通りで行なった。 \end{enumerate} \subsection{現時点での決算報告} まだ、夏の学校が終了していないため、分からない部分が多い。 \begin{enumerate} \item 準備校活動費 収入の部 \begin{center} \begin{tabular}{|l|r|r|}\hline 項目 & 予算 & 決算 \\ \hline センター校より & 130,000 & 130,000 \\ \hline 計 & 130,000 & 130,000 \\ \hline \end{tabular} \end{center} 支出の部 \begin{center} \begin{tabular}{|l|r|r|}\hline 項目 & 予算 & 決算 \\ \hline 下見・契約代 & 35,000 & 28,590\\ 郵送料 & 35,000 & 26,320 \\ コピー代 & 50,000 & 0 \\ 文具代 & 10,000 & 1,482 \\ 手数料等 & 0 & 未定 \\ \hline 計 & 130,000 & 56,392 \\ \hline \end{tabular} \end{center} \begin{itemize} \item{手数料において、 キャンセル分の手数料は 各自に負担してもらう予定である。} \end{itemize} 残高の部 \vspace*{0.8cm} \begin{center} 残高 = 収入 -- 支出 = 130,000 -- 56,392 = 73,608 円 \end{center} \begin{itemize} \item{残高はセンター校に返すことになっている。} \end{itemize} \item{ホテルの前金} \begin{center} 残高 = 収入 -- 支出 = 100,000 -- 100,000 = 0 円 \end{center} \begin{itemize} \item{ホテルの前金が必要であるため、センター校より100,000円借りた。 まだ返していない。夏の学校終了後に返すつもり。} \end{itemize} \item{ポスター製作費} \begin{center} 残高 = 収入 -- 支出 = 100,000 -- 46,200 = 53,800 円 \end{center} \begin{itemize} \item{基研からポスター製作費として100,000円頂いた。 余ったお金は基研に返却しなければいけないため、 どんなに安い料金で製作しても我々の得にはならない。 そこで、なるべくお金を使うよう努力してみたが、結局半額も使えなかった。 ちなみに残金は既に返した。} \end{itemize} \end{enumerate} 予算は余りが出ないように低めに申請したつもりであったが、 結果的に余りが出そうである。 今後考えられる出費としては、 参加者に配布する印刷物（アンケートなど）の印刷代、 印刷物を入れる封筒代などの文具、 会場に使う機材（OHP、スクリーン、黒板）のリース代などが考えられる。 リース代については三者準備校の認識不足で、 予算申請しなかった。 今回は契約代または文具代に含める。 \subsection{旅費の補助} 参加者から頂いた参加費は夏の学校運営費と旅費の補助に使われる。 今年度は昨年までと違い、夏の学校終了後に補助額を決定する。 どのような金額配分になるかは未定。 検討中である(7月8日現在)。 \vspace*{5mm} \subsection{その他} 三者準備校の仕事を受け持ったが、その感想を述べておく。 来年度以降の参考にしていただきたい。 \subsubsection*{素粒子パート分割化} 今年度から素粒子パートでは 役職校として「講義録作成校」が新たに新設され、 講師の決定もこれら「講義録作成校」が受け持つコトになった。 今年からはじめて行なわれていたのでいろいろ慣れない部分もあっただろうが、 三つの素粒子パート役職校と3者役職校のあいだの連絡は あまりスムーズには進まなかった印象を受ける。 その辺は今後の課題となると思われる。 \subsubsection*{開催時期について} 大まかな開催時期については事前にホテルに連絡してあったが、 具体的な日程については3者準備校で勝手に決めてしまった。 このやり方はあまり妥当なやり方だったとは言えない。 本契約時、さまざまな細かい事項についての打ちあわせを行なったが、 その際、開催時期について少しホテル側の事情を尋ねてみた。 こちらの決定に対してホテル側は「問題ない」と言ってくれ、 快く受け入れてくれた。 しかし事情を聞いてみると、8月に入ってからは ある程度の一般宿泊客が利用する見込みがあるらしい （具体的には2000年度の8月上旬には100名程度の 一般客が宿泊したらしい）。 われわれは格安の値段で泊めてもらっていることもあり、 こちらがあまりに勝手に開催時期を決めた場合 ホテルに大きな迷惑をかける可能性がある。 その点に注意して、開催時期決定については 事前にじゅうぶんにホテルと打ちあわせをする必要がある。 \end{document} %%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%