1. 必要情報や書類は世話人から手続き対象者にお伝え頂き、 会議の６週間前までに世話人の責任のもとで揃えて下さい。 また手続きが間に合わなそうな場合の最終的な連絡も世話人 からお願いします。外国旅費の場合、出席者が京都におられる間に サポートをお渡ししなければなりません。 国内会議より締め切りが早くなっていますのでご注意下さい。 会議の６週間前までに書類が揃わない場合には、 手続きができないことがあります。
2. 発表予定が無い等、来日の不確定な方の手続きは避けて下さい。 手続き開始後の現金支給者の来日キャンセルは認めらませんので、 来日されるかどうかは必ず本人にご確認下さい。
3. 特別な配慮が必要な場合には会議の６週間前より早い段階でご相談下さい。 直前の対応は致しかねます。
4. ビザ申請に関する必要書類は、世話人の方でご用意下さい。 会議へのinvitation letterも世話人からお願いします。

１. ６週間前までに必要な情報や書類

   1）氏名、所属及び所属先住所、身分（教授・助教授・講師・助手・研究員・院生(学年)、 または相当するもの）、E-mailアドレス、Fax番号
   2）招へい状とそれを受諾する旨の往復書簡、またはE-mailのやりとり等の往復書簡。
   3）国内日程（所属地の空港出発から帰着まで）
   4）飛行機の日程のファックス送付（予約の段階の旅行代理店発行のもの）
   5）チケットと領収書コピーのファックス送付（←e-ticketの場合も領収書は必須）


２. 会議当日に必要な書類

   1）航空券領収書（原本）（←e-ticketの場合も領収書は必須）
   2）カバーチケット（パッセンジャーレシート）


３. その他の注意事項

   1）航空運賃について
     a）最短ルート（直行便がある限り関空利用のこと）の最下級（エコノミー）運賃に 限定します。
     b）手数料は支給できません。手数料については領収書に別記し、 和訳を付けて下さい。
   2）滞在費について
    　国内研究会の場合と同じとします。 すなわち、１泊の上限は、日当込で20,000円です。
    　ただし、研究会の前日の宿泊と、研究会最終日の宿泊はサポートします。
   3）支給可能範囲
     a）所属からの往復（他国からの渡航は負担できません）
     b）国内日程は京都滞在のみ（会議後に国内の他の研究機関に出張する場合、 出張以降の費用は負担できません）
     c）私用や私費での滞在はサポートできません（プライベートとの併用はできません）
     d）渡航費及び滞在費の支給（渡航費のみの負担はできません）
   4）本人が一部他財源から補助を受ける場合、それを確認する書類の提出が必要です。